onsdag 15. oktober 2008

Hvorfor er prosess så viktig?

Innen IT, og mange andre områder, er det svært viktig at vi vet hva vi gjør. Det er like viktig å vite, registrere og forstå hva vi har gjort og hvordan vi gjorde det. Dette er essensen i balansert kontroll med god ledelse og for å oppnå dette må vi sikre at vi følger en definert, konsistent og repeterbar prosess.

Prosessen er der for å hjelpe folk og den har noen svært viktige attributter som er essensielle for kvalitetsleveranse av tjenester/løsninger.

Prosesser er:
  • Repeterbare
  • Konsistente
  • Pålitelige
  • Granskbare
  • Forståelige

Prosesser kan være:
  • Kontrollerte
  • Automatiserte
  • Strømlinjeformede
  • Overvåkede
  • Utviklet

Gode prosesser er:
  • Overensstemmende (følger lover, regler, rutinebeskrivelser, o.l.)
  • Mulige å vedlikeholde
  • Levende (videreutvikles, forbedres)
  • Felles for alle nødvendige
  • Støttet av organisasjonen(e) de tilhører

Et svært viktig attributt ved en god prosess er at den er målbar mot et akseptert kriteria eller en akseptert standard.

Si nå at vi har jobbet oss frem til et sett med prosesser som følger de ovenstående prinsipper for "gode prosesser", men det fungerer bare ikke ift tidsforbruk. Prosessene tar for mye tid og gir ikke de resultatene vi trenger. Hva gjør vi galt?

Typiske feil som gjøres (og har vært gjort av meg selv) er:
  • For mye detaljer! Du ønsker å lage en kjempefin prosess som tar med seg alle mulige veier i arbeidet og alle eventualiteter, og ender opp med noe som tar hensyn til alt....bortsett fra viktigheten av forenkling.
  • For mange prosesser! Spesielt et problem i store prosjekter der det ER mange prosesser i utgangspunktet. Prøv å forenkle arbeidsprosessene med et etablert sett med prinsipper. Dermed trenger ikke alle prosesser å defineres, fordi vi f.eks. følger Scrum, Evo, osv.
  • Altfor mange gir blaffen i prosessdefinisjonene dine! Metodikk og prosess må følges opp etter en initiell "buy-in" blant de involverte. Mange har grunner, og noen ganger gode grunner, for ikke å følge prosessdefinisjonene. Ta hensyn til disse! Snakk med de og se hva du kan lære og endre. Er det noen som ikke forstår prosessene?
  • Prosessene endres for ofte! Dette skaper ofte frustrasjon og spesielt (igjen) i større prosjekter hvor prosessendringer ikke blir opptatt så fort som i mindre. Vær sikker på at alle er med på endringene, følg opp personlig, og gjør justeringer.
Hva annet bør vi tenke på?

Ingen kommentarer: